3 Organisatie, bestuurlijke structuur en personeel

Assetmanagement en processturing zijn leidend in onze organisatie. Hiermee kunnen we (beleids)keuzes en risico’s transparant maken en legitimeren naar onze huurders, overheden en andere stakeholders. Samenwerking en kruisbestuiving binnen de organisatieonderdelen tussen medewerkers staan centraal binnen onze organisatie. Managers faciliteren en stimuleren de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Onze medewerkers werken met passie en plezier.

Het schema hieronder laat onze organisatiestructuur per 31 december 2021 zien:

Hierover is meer te lezen in het verslag van de Raad van Commissarissen, in hoofdstuk 7 van dit jaarverslag.

De directeur-bestuurder legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen (RvC) en stuurt de controller, adviseur HRM en de managers Vastgoed & Projecten, Buurtregie, Klant en Bedrijfsvoering & Financiën aan. 

HRM valt rechtstreeks onder de directeur-bestuurder om zo een stevig HRM-fundament binnen de organisatie neer te zetten. De afdeling HRM is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en toepassing van een personeelsbeleid dat bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. HRM-activiteiten worden zoveel mogelijk uitgevoerd in de lijn.

De controller valt rechtstreeks onder de directeur-bestuurder. Hij neemt kennis van en toetst de relevante besluiten, het besluitvormingsproces en de onderbouwing. Zo kan hij zijn onafhankelijke, kritische rol uitvoeren. De controller is bevoegd om, zonder tussenkomst van de directeur-bestuurder, rechtstreeks contacten te onderhouden met de voorzitters van de RvC en de auditcommissie.

Het organisatieonderdeel Bedrijfsvoering & Financiën bestaat uit de activiteiten financiën, ICT (inclusief informatieanalyse), proces en audit controlling, officemanagement, facilitair, beleidscoördinatie, juridische zaken en communicatie. Het staat borg voor optimale financiële verslaglegging, begrotingen, analyse en (management)rapportages, inclusief treasurybeleid en integraal risicomanagement. Daarnaast is het verantwoordelijk voor het voldoen aan relevante wet- en regelgeving (compliance) en voor facilitaire processen die de primaire processen van Ons Huis ondersteunen. Communicatie en beleidscoördinatie verlenen specialistische kennis en ondersteuning aan de gehele organisatie, zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau. We hebben geen jurist in dienst. Deze werkzaamheden zijn extern belegd. Medewerkers hebben en ontwikkelen zelf basis juridische kennis op hun vakgebied.

Buurtregie stelt het complex en de buurt centraal en geeft invulling aan het assetmanagement. Het assetmanagement is gericht op het optimaliseren van het maatschappelijke en financieel rendement van de complexen. Assetmanagement wordt binnen het managementteam integraal besproken. Daarnaast is de afdeling verantwoordelijk voor het organiseren en voorbereiden van de portefeuillestrategie, het huurbeleid en het toewijzingsbeleid. Alle activiteiten zijn gericht op het vitaal houden van buurten, huurders in positie brengen en het waarborgen van een goede woonkwaliteit. Buurtregie is op interne en externe samenwerking ingesteld en wil proactief reageren op signalen en ideeën uit de buurt en de samenleving. Buurtregie staat dus dichtbij de huurder. Buurtregie pakt op wat niet-planmatig in en rond complexen afgehandeld moet worden. Dat kunnen ingewikkelde reparatieverzoeken, calamiteiten of overlastsituaties zijn. Maar ook projecten om de woonkwaliteit en de leefbaarheid te verbeteren.

Vastgoed & Projecten is gespecialiseerd in de ontwikkeling en uitvoering van het projectmatige onderhoud, de verduurzaming van het vastgoed en het realiseren van nieuwbouw. Ze bereidt het onderhoudsbeleid mede voor en ze voert het uit. De projectmatige manier van werken is onderdeel van het specialisme. Hierdoor worden de kwaliteit, doorlooptijd, de inzet van middelen en de klanttevredenheid binnen de projecten optimaal beheerst.

Het organisatieonderdeel Vastgoed & Projecten is verantwoordelijk voor de voorbereiding, inkoop, uitvoering, kwaliteit en kosten van onderhoudswerkzaamheden aan vastgoed. Daarbij zijn inbegrepen: grootschalige renovatieprojecten, projecten rond energetische maatregelen en de nieuwbouwprojecten. Daarnaast werkt de afdeling nauw samen met de afdeling Klant die de onderhoudsverzoeken inplant. Ook is de afdeling medeverantwoordelijk voor het (meerjaren)onderhoudsbeleid. De voorbereiding van dit onderhoudsbeleid vindt plaats binnen de kaders van het assetmanagement.

Ons Huis beschikt overeenkomstig art. 51 Woningwet over een inkoop- en aanbestedingsbeleid. In dit beleid is de visie van Ons Huis op opdrachtgeverschap en het beleid van aanbestedingen opgenomen. Ons Huis stelt zich middels dit beleid ten doel een integer en doelmatig aanbesteder te zijn. Integer door te handelen overeenkomstig de beginselen van aanbestedingsrecht en behoorlijk bestuur. De beginselen transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit zijn uitgangspunt. Doelmatigheid vereist efficiënt en effectief inzetten van middelen. In de uitwerkingsdocumenten en standaardformulieren bij het aanbestedingsbeleid legt Ons Huis vast welke uitgangspunten en procedures zij hanteert en hoe de aanbestedingen organisatorisch verlopen.

De Raad van Commissarissen heeft in 2020 aangegeven een nadere verdieping op dit thema te wensen. Dit onderwerp is in het voorjaar van 2021 nader behandeld.

Het organisatieonderdeel Klant is verantwoordelijk voor een professionele, klantgerichte, efficiënte en doelmatige uitvoering van de individuele klantprocessen. Vooral de processen rondom huur en verhuur, verkoop, huurincasso en reparatieverzoeken. Alle diensten voor individuele klanten komen op deze afdeling bijeen. Het organisatieonderdeel bestaat uit een frontoffice (het KSC) en een backoffice (team Verhuur en team Huurincasso) en is verantwoordelijk voor het inplannen en bewaken van alle reparatieverzoeken. De eerder genoemde processen genereren samen het merendeel van de klantvragen. Hierbij streven we ernaar dat 80% in één keer door het KSC wordt beantwoord. De afdeling Klant is zo ingericht dat er zo min mogelijk afdelingsoverschrijdende processen zijn die de afhandeling van klantvragen vertragen. Klanttevredenheid staat hoog in het vaandel.

De directeur-bestuurder vormt het bestuur van woningstichting Ons Huis. Het intern toezicht berust bij de Raad van Commissarissen. Het bestuur van Ons Huis wordt gevormd door Arjen Jongstra. Hij is in 2020 voor een periode van vier jaar herbenoemd, met daarbij de mogelijkheid voor verlenging. De Raad van Commissarissen heeft de principes van de Governancecode toegepast en aan alle vereisten voldaan zoals gesteld in de Woningwet.

Ons Huis verstrekt aan de directeur-bestuurder onder geen beding persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen die niet vallen onder het beloningsbeleid. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het voorkomen van belangenverstrengeling en dient ook de schijn daarvan te vermijden. Hij mag onder geen voorwaarde activiteiten ontplooien die in concurrentie treden met de woningcorporatie, schenkingen aannemen van de corporatie en haar relaties, of derden op kosten van de woningcorporatie voordelen verschaffen. Deze bepalingen zijn opgenomen in het bestuursreglement en de eisen, voorzien van normen, zijn vastgelegd in de interne gedrags- of integriteitscode (beide documenten zijn beschikbaar op de website www.onshuisapeldoorn.nl). In 2021 is geen sprake geweest van een (mogelijk) tegenstrijdig belang situatie van directeur-bestuurder.

Aangezien het bestuur uit één persoon bestaat, is een evenwichtige rolverdeling op basis van geslacht niet van toepassing. De samenstelling van de Raad van Commissarissen staat vermeld in het verslag van de Raad.

De heer A. Jongstra (geboortedatum 24 juli 1968) is sinds 1 september 2016 directeur-bestuurder van Ons Huis. De Raad van Commissarissen heeft hem herbenoemd per 1 september 2020, na ontvangst van een positieve zienswijze van de Autoriteit woningcorporaties. 

De heer A. Jongstra heeft in 2021 een totaal vast bruto inkomen van 152.980 euro ontvangen. Zijn inkomen is door de Raad van Commissarissen vastgesteld op basis van de beloningscode voor bestuurders van woningcorporaties en vastgelegd in een remuneratierapport. Er is geen variabele beloning overeengekomen.

De fiscale bijtelling voor het privégebruik van een bedrijfsauto bedroeg in 2021 0 euro. Voor inkomen op termijn is 18.751 euro aan pensioenpremies afgedragen. De bezoldiging van de directeur-bestuurder bedraagt daarmee op basis van de Wet Normering Topinkomens (WNT) 171.731 euro. Vanwege haar omvang en de omvang van de gemeente is Ons Huis ingedeeld in klasse F. Dit levert voor de betreffende periode in 2021 een bezoldigingsmaximum op van 175.000 euro. Daarmee voldoet de bezoldiging aan de WNT. Eventuele vergoedingen aan de directeur-bestuurder uit hoofde van aan zijn functie gerelateerde externe bestuursfuncties worden rechtstreeks aan Ons Huis overgemaakt.

De directeur-bestuurder vertegenwoordigt Ons Huis in de navolgende organen (situatie per 31 december 2021):

• bestuur stichting Verenigde Samenwerkende Woningcorporaties Apeldoorn (VSW)
• bestuur stichting Beheer Woonwagens en Standplaatsen Apeldoorn (BWSA)
• bestuur stichting Woonkeus Stedendriehoek
• diverse overlegplatforms van de gemeente Apeldoorn en gemeente Zutphen
• bestuur Bouwsociëteit Stedendriehoek

• Scholengroep Over- en Midden-Betuwe
  Functie: voorzitter Raad van Commissarissen
• Stichting Paviljoen Bakkershaag (Stichting t.b.v. tennisvereniging)
  Functie: voorzitter van het stichtingsbestuur

• treasuryjaarplan 2021
• Het Bod en de prestatieafspraken 2022 (Apeldoorn en Zutphen)
• vaststellen huurverhoging 2021 en wijzigingen streefhuurbeleid
• eenmailge huurverlaging 
• huurdersparticipatie
• programma veerkrachtige wijken
• realisatie 34 huurwoningen de Wingerd
• aangepast ontwerp 33 huurappartementen Havenpark "De Molen" 
• initiatief project "Kayersmolen Noord"
• realisatie 43 huurwoningen 't Podium fase 4 "Parade"
• vaststelling van de begroting 2022 en meerjarenbegroting 2022-2031
• fiscaal statuut
• update investeringsstatuut
• financieringsstrategie
• leningruil vestia
• nieuwe volmacht en obligolening WSW
• wensportefeuille / portefeuillestrategie
• Informatiebeleidsplan 
• update procuratieregeling
• brandveiligheidsbeleid

Ons Huis valt onder de woningmarktregio Zwolle/Stedendriehoek. Vanuit de nieuwe Woningwet mogen corporaties maar actief zijn in één woningmarktregio. Alleen in dit werkgebied mogen woningcorporaties investeren in nieuwbouw. Ons woningbezit ligt in de gemeenten Apeldoorn en Zutphen en valt binnen deze woningmarktregio.

Daarnaast participeren we in de CV Heyendaal en zijn daarmee indirect eigenaar van een derde deel van 207 zelfstandige wooneenheden voor studerende jongeren in Nijmegen. Nijmegen valt onder de woningmarktregio Arnhem/Nijmegen. We mogen in andere regio’s waar we bezit hebben, het huidige bezit blijven beheren en herstructureren. Het verbod op nieuwbouw en aankoop van bestaande woningen buiten de eigen woningmarktregio geldt daarnaast niet voor deze categorie van studentenhuisvesting (categorale instellingen).

We beschikken over een geïntegreerd Handboek AO/KM (Administratieve Organisatie en Kwaliteit Management). De proces- en auditcontroller maakt voor de procesbeschrijvingen gebruik van de softwaretoepassing Mavim. Ook in 2021 zijn procesaudits uitgevoerd waaruit verschillende verbetervoorstellen naar voren kwamen, die zijn of worden opgepakt. Ook zijn processen herschreven en (nieuw) beschreven. De proces- en auditcontroller rapporteert aan de proceseigenaar, verantwoordelijke manager, controller en de bestuurder. Uitkomsten van de procesaudits worden ook aan de directeur-bestuurder, proceseigenaar, verantwoordelijk MT-lid en manager Bedrijfsvoering & Financiën gerapporteerd. De proces- en auditcontroller is bevoegd om, zonder tussenkomst van de directeur-bestuurder of de controller, rechtstreeks contacten te onderhouden met de voorzitter van de auditcommissie.

Op 1 januari 2021 werkten er bij Ons Huis 65 mensen (56 fte). Op 31 december 2021 waren dit er 66 (57,31 fte). In de periode tussen 1 januari en 31 december 2021 is het aantal fte met 1,31 fte toegenomen. In 2021 zijn 2 medewerkers uit dienst gegaan i.v.m. pensioen. Er zijn 3 (tijdelijke) medewerkers en 1 stagiair in dienst gekomen. In totaal maken 4 medewerkers gebruik van het generatiepact. (Het generatiepact biedt corporatiemedewerkers van 63 jaar en ouder de mogelijkheid om minder te gaan werken, waardoor ruimte ontstaat voor instroom van jongeren in de branche).

Het ziekteverzuim lag in 2021 met 8,9% boven het gemiddelde in Nederland (bron: CBS). Het verzuimpercentage is gestegen ten opzichte van 2020, toen was het 5,6%. De verzuimfrequentie (het gemiddelde aantal verzuimmeldingen per werknemer) nam toe van 0,68 in 2020 naar 0,72 in 2021. De gemiddelde verzuimduur nam af van ruim 24 dagen in 2020 naar 14,2 dagen in 2021. Het langdurige verzuim (> 42 dagen) besloeg het grootste deel (89%) van het totale verzuimpercentage. De langdurige verzuimgevallen in 2021 waren in de meeste gevallen niet werkgerelateerd. We besteden aandacht aan gezond en vitaal (thuis)werken. In 2020 deden we dat door medewerkers een budget voor de inrichting van een verantwoorde werkplek ter beschikking te stellen. Maar ook door bewuster keuzes te maken als de werkdruk te hoog dreigde te worden of extra handen in te vliegen. We zijn blijvend alert op de signalen van uitval en zetten actief in op het beperken en voorkomen van langdurend verzuim. 

Ons Huis heeft een beoordelings- en beloningssysteem, in de vorm van een jaarlijkse cyclus van planning, voortgang en beoordeling. De focus ligt op de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker en de bijdrage aan de team- en organisatiedoelstellingen. De regeling kent een blijk van waardering die is gekoppeld aan een jaarlijks vast te stellen organisatie-, team- en individuele doelstelling. We geven ruimte aan initiatieven van de medewerker voor functie- en loopbaangerichte ontwikkeling. Het beoordelings- en beloningssysteem is in 2021 geëvalueerd op aansluiting met de missie, visie en doelen van de organisatie. Daaruit kwam de opdracht om het bestaande systeem te moderniseren en beter aan te laten sluiten bij de missie en visie van de organisatie en de huidige tijd. De moderniseringsslag behelst tevens de wijze waarop Ons Huis haar functies omschrijft, deze moet meer ruimte gaan bieden voor groei en ontwikkeling. Het project 'Naar een nieuwe manier van beoordelen en belonen' wordt in 2022 opgestart.

In 2021 deden alle medewerkers een digitale 0-meting om de stand van zaken rond digitale vaardigheden vast te stellen. Daarnaast heeft 65% van de medewerkers één of meer persoonlijke- of teamtrainingen gevolgd, gericht op het vergroten van (vak)kennis of ontwikkelen van vaardigheden. Ook volgde 25% een opleiding of training in het kader van loopbaanontwikkeling vanuit het Individueel Loopbaanontwikkelingsbudget (ILOB).
In 2021 gingen we verder met het opleidingsplan 'Omgevingsbewust Werken'. Hierin zijn de te ontwikkelen vaardigheden vanuit de klantvisie, personeelsvisie en het communicatieplan gebundeld en vertaald naar een samenhangend geheel van ontwikkelactiviteiten. In 2021 waren die gericht op het schrijven van brieven en e-mails en het omgaan met de veranderende klantvraag. Een aantal ontwikkelactiviteiten is door de coronacrisis doorgeschoven naar 2022. De in 2020 geïmplementeerde Corporatie Academie wordt steeds vaker gebruikt bij individuele- of team ontwikkelvragen.

Op basis van de Cao Woondiensten kunnen medewerkers keuzes maken via het Woondiensten Cafetariasysteem. Hiermee kan een medewerker zijn arbeidsvoorwaardenpakket toespitsen op zijn eigen wensen. In 2021 maakte 83% van de medewerkers gebruik van de mogelijkheden van het cafetariasysteem. Het meest gekochte doel is reiskostenvergoeding. 

In 2019 maakten we, conform cao, een strategische personeelsplanning. Daar kwam de Personeelsvisie uit voort waarin HR speerpunten zijn vastgesteld. In 2021 was de Personeelsvisie richtinggevend voor beslissingen en gesprek over het invullen van vacatures. In 2022 staat opnieuw een strategische personeelsplanning op het programma waarin 'Veerkracht' het leidende principe is en verder wordt uitgewerkt.

Bij Ons Huis zijn 9 medewerkers gediplomeerd voor Bedrijfshulpverlening (BHV), waarvan 3 volledig gediplomeerd zijn voor EHBO. Hiermee voldoen we ruim aan de wettelijk gestelde eisen voor Bedrijfshulpverlening. Vanwege de corona situatie was het niet mogelijk om in 2020 de jaarlijkse BHV training te volgen. Dit is in oktober 2021 weer opgepakt, onze BHV'ers zijn weer volledig bijgeschoold.